Brinks Coffee. B2B Shopify scope.
Scope document voor de migratie naar Shopify met SparkLayer als B2B-laag en Klaviyo als CRM-marketingtraject.
Wat bouwen we
Shopify B2C-storefront op Dawn theme met NF components, plus B2B wholesale via SparkLayer: afgeschermde catalogus, staffels, offertes en B2B-winkelmandje.
Voor wie
Wholesale klanten (horeca, retail) en consumenten. B2B-klanten krijgen een eigen inlogomgeving met gepersonaliseerde prijzen en bestelhistorie.
Huidige situatie
- ·Platform: Exact Online met geïntegreerde webshop (legacy)
- ·Webshop: gemiddeld 5–6 B2C-bestellingen per week
- ·Omzetverhouding nu: circa 90% B2B / 10% B2C. Ambitie: 50-50
- ·Pijnpunt: orders niet te wijzigen na bevestiging, geen B2B-zelfbediening, B2B-aanbod nauwelijks zichtbaar op de site
Drie doelen voor de nieuwe site
- 1.B2C-conversie: nieuwe consumenten werven via een mobile-first, conversion-geoptimaliseerde storefront
- 2.B2B-leadgeneratie: zakelijk aanbod (apparatuur, training, private label) helder tonen zodat prospects zich zelf kwalificeren
- 3.Bestaande klanten bedienen: snel herbestellen, zelfservice, retentie
Architectuur
Waarom Shopify + SparkLayer
Drie tools, één systeem. B2B en B2C zonder platform-rebuild.
Shopify
B2C-storefront + admin. Dawn theme als basis, NF components voor merkbeleving.
SparkLayer
B2B-layer: account-gated catalog, staffels, offertes, B2B-winkelmandje, herhaalaankopen.
"Installs in hours, no rebuild required"
Klaviyo
E-mail & retentie. Zie CRM marketing.
Hoe SparkLayer in de Shopify-stack zit: backend-data (ERP/CRM of upload) → SparkLayer connector → B2B-widgets bovenop de bestaande storefront.
Waarom SparkLayer
SparkLayer levert out-of-the-box een complete B2B-ervaring bovenop Shopify. Voor merken onder €5M omzet is dit een no-brainer. Afgeschermde catalogus, staffels, offertes, B2B-winkelmandje en sales agents: in Magento bouw je dat zelf, hier zit het er al in.
Quantity discount pricing: staffels, RRP en live voorraad in de orderlijst.
Sales Agent ordering: bestellen namens een klant met account-switching.
SparkLayer admin: live B2B sales performance, orders en data feed activity in één dashboard.
Frontend interfaces
SparkLayer voegt deze widgets toe aan de Shopify-site zodra een B2B-klant inlogt.
My Cart Interface
Snel orderlijnen toevoegen en bewerken, vervangt de standaard winkelmandje voor B2B.
My Account Interface
Vervangt het standaard Shopify-accountdeel met B2B-functies: order history, herhaalbestellingen, adressen, gebruikers.
Product Detail Interface
Laadt automatisch op productpagina's met B2B-prijzen, staffels, voorraad en quick-add.
Product Card Interface
B2B-prijs + add-to-order op elke productkaart (collections, upsells, search).
Product Matrix Interface
Matrixweergave waarin een klant in één tabel meerdere varianten/maten tegelijk kan bestellen.
Custom Slots (Targets)
Eigen code injecteren op vooraf gedefinieerde plekken voor maatwerk zonder core te raken.
Functies & uitbreidingen
Grote modules bovenop de basis-interfaces.
AI Intelligent Cart
Klanten uploaden een bestelbestand of mail; SparkLayer matcht SKUs en bouwt het mandje automatisch.
Snel live
Volledig nieuwe B2B-store, sales reps getraind en gedeployed binnen 6 maanden (SparkLayer-klantcase).
+30% AOV
Gemiddelde stijging in B2B average order value na go-live op SparkLayer.
Sales Agent Ordering
Verkopers bestellen namens een klant, met audit trail en switchen tussen accounts.
Company Users
B2B-klanten kunnen zelf teams aanmaken met rollen en bestelrechten.
Quoting Engine
Unified quote-to-order flow voor sales team én klanten.
Forms
Capture, review en approval van nieuwe wholesale-aanvragen, vanuit de site.
B2B Catalogs
Per klantgroep bepalen welke producten zichtbaar zijn (B2B-only / B2C-only tags).
Configuraties & maatwerk
Wat je instelt zonder maatwerk-development.
Besproken punten
De klantmail van 3 juni en het gesprek van 25 juni zijn de basis. Hieronder staan de bevestigde wensen, de besproken punten met een Newfive-advies, en wat nog input van Brinks vereist.
Bevestigd
Integraties
Functionele wensen
- ✓Meerdere afleveradressen per klantaccount: klanten beheren dit zelf in My Account. Admin bepaalt of toevoegen/bewerken is toegestaan.
- ✓Standaard factuuradres per klant instelbaar via SparkLayer
- ✓Factuurmail naar meerdere ontvangers: extra e-mailadres toe te voegen via Shopify-factuurinstellingen (native)
- ✓Bezorgkalender: gewenste bezorgdatum als custom checkout field (date picker) in My Cart via SparkLayer Core Script. Datum opgeslagen als order attribute in Shopify. Beschikbare dagen en minimale leadtime instelbaar.
- ✓Terugkerende bestellingen en herhaalaankopen via B2B-account
- ✓Betaalmethode zichtbaarheid per klantgroep instelbaar via SparkLayer Customer Groups (Pay Online, Payment on Account, Payment by Invoice, Request for Quote). Effectief per klant door klant in de juiste groep te plaatsen.
- ✓Twee incassotypes via SparkLayer-klantgroepen. Eigen incasso (machtigingsformulier): klantgroep met "Payment on Account", klant betaalt niets in checkout, Brinks incasseert via Exact Online op basis van het ondertekende formulier. Mollie SEPA: klantgroep met "Pay Online", klant autoriseert digitaal in checkout, Mollie int het bedrag.
- ✓Per-klant wisselen van incassotype: klant naar andere klantgroep verplaatsen in het SparkLayer-dashboard. Geen vrije per-klant-toggle in de klant-UI, dit is een adminhandeling.
- ✓B2B-aanvraagformulier: bedrijfsgegevens, type onderneming, verwacht verbruik, omzetten naar klantaccount na goedkeuring
- ✓Zachte splitsing zakelijk / particulier: geen twee webshops, wel een vaste "zakelijk"-ingang in de navigatie die naar een eigen landingspagina leidt
- ✓Staffelkortingen als percentage via SparkLayer-klantgroepen, instelbaar per klantgroep én per artikelgroep (koffie, bijproducten, apparatuur apart)
- ✓Snelle herbestelling (1-2 klik) voor B2B via SparkLayer, in plaats van volledige abonnementsautomatisering: bestelfrequentie verschilt te veel per klant voor een vast schema
- ✓Productzichtbaarheid per B2B-klantgroep: afgeschermd voor zowel particuliere klanten als andere klantgroepen
- ✓Voorraad- en backordermelding op de productpagina, met verwachte hersteldatum, in plaats van handmatige aantekening op de pakbon
- ✓Ruimere bestelminima voor particulieren: 1 kg wordt mogelijk naast de bestaande 500 gram
- ✓iDEAL-vangnet bij openstaande factuur: klant moet direct betalen tot de factuur is voldaan, met een uitzondering voor vertrouwde factuurklanten
Besproken punten met advies
Simpele setup: één Shopify-store
Zachte splitsing, geen twee webshops. Ingelogde B2B-klanten zien de SparkLayer B2B-ervaring. Niet-ingelogde bezoekers en B2C-klanten zien de standaard storefront, met een vaste "zakelijk"-ingang in de navigatie. Één Shopify-abonnement, één ERP-koppeling, gedeelde producten eenvoudig te beheren.
Dit biedt voldoende groeipotentie tot €10M. De zachte "zakelijk"-knip in de navigatie zorgt voor zelfkwalificatie zonder bezoekers af te schrikken.
Abonnementen: route en fasering
Voor B2B is de richting vastgesteld op snelle herbestelling (Route A, bevestigd). Voor volledige B2B-abonnementen en voor B2C-abonnementen voor particulieren zijn vijf routes mogelijk:
B2B: eerst inzetten op herhaalaankopen stimuleren (Route A). Dat werkt al goed via de combinatie Klaviyo en SparkLayer. Volledige B2B-abonnementen (Route B2/B3) naar fase 2: de technische complexiteit staat niet in verhouding tot bewezen vraag, en zonder Shopify Plus is Mollie SEPA-incasso niet vooraf te autoriseren voor toekomstige cycli, alleen achteraf per al geplaatste order. Factuur blijft daardoor de enige betrouwbare betaalvorm voor echte abonnementsautomatisering. Alleen bouwen als een concrete klant hierom vraagt. B2C: eerst testen met de gratis Shopify Subscriptions app (Route D). Firmhouse (Route C) kost circa €400/maand, te veel om vooraf te betalen voor een nog klein aantal abonnementorders. Pas overstappen op Firmhouse als de test op de native app voldoende volume en vraag aantoont.
Zelf bestelling wijzigen: tijdvenster
Het concept is akkoord: klanten kunnen een bestelling een beperkte tijd na plaatsing zelf wijzigen of annuleren. Admin kan altijd wijzigen. Het exacte tijdvenster is nog niet vastgelegd.
Start met 2 uur. Verwerkingssnelheid is voor Brinks geen prioriteit. Een ruimer venster geeft dus geen operationeel risico. Het tijdvenster pas je later aan in Shopify-instellingen. Geen development nodig.
CRM-keuze
Het huidige CRM is minimaal: alleen naam en offerte, puur leadgeneratie. Brinks wil contactmomenten loggen, opvolgingen automatiseren en contractverlengingen proactief aansturen. Drie opties:
Attio. De AI-verrijking past bij de ambitie van Brinks om relatiebeheer te professionaliseren zonder een zware CRM-implementatie. Mark en Luke (Newfive marketing-automation) kennen het platform. Staat los van de Shopify-bouw, zie Investering (€6.500 eenmalig voor Attio + Klaviyo).
Klantenservice: gecombineerde inbox
E-mail, WhatsApp, sitechat en contactformulier komen samen in één wachtrij, gekoppeld aan Shopify-order- en klantdata.
Gorgias. Uitgebreide Shopify-integratie: medewerker ziet de volledige bestelhistorie bij elk inkomend bericht. Integreert met Klaviyo voor een gesloten klantdata-loop. In scope, inrichting zie Investering.
Factuur naar meerdere ontvangers
Bij B2B-orders moet de factuur soms bij een ander adres terechtkomen dan het klantaccount, bijvoorbeeld de financiële administratie van de klant.
Waarschijnlijk geen maatwerk nodig. Shopify laat bij het versturen van een factuur een extra e-mailadres toevoegen. Met de SparkLayer-factuurfunctie kan de klant ook zelf inloggen op Mijn Account, de factuur als PDF downloaden en intern doorsturen naar bijvoorbeeld de financiële administratie. Veel B2B-klanten geven de voorkeur aan die tweede optie, omdat het team dan zelf bepaalt wie de factuur ontvangt. Nog te verifiëren met SparkLayer of deze functie standaard beschikbaar is in het gekozen abonnement.
Support-afspraken na oplevering
Brinks had met de vorige leverancier een slechte supportervaring: geen scherpe reactietijden, onduidelijk onderscheid tussen "hoort erbij" en "nieuwbouw". In het gesprek van 25 juni heeft Newfive het raamwerk doorgenomen:
- ✓2 maanden gratis support na oplevering voor bugs die bij correcte oplevering hadden moeten werken
- ✓Daarna: TaaS (min. 10 uur/maand) of SLA. Zie Na oplevering.
- ✓Shopify reduceert de bugkans: geen plugin-conflicten, geen handmatige updates, geen custom-build risico
Newfive legt de exacte responstijden contractueel vast vóór projectstart. Als de shop stilligt, geldt de kortste responstijd. De afspraken zijn concreet, niet vaag.
Nog te bevestigen door Brinks
Bezorgkalender: welke bedrijfsregels gelden?
De technische oplossing staat: custom checkout field (date picker) via SparkLayer Core Script in My Cart, datum als order attribute in Shopify. Zie Cart & Checkout-documentatie. In het gesprek van 25 juni is de functie als wenselijk maar expliciet kostenverhogend bestempeld. Nog nodig van Brinks:
- ?Welke dagen zijn beschikbaar als bezorgoptie?
- ?Wat is de minimale leadtime (bijv. 1 of 2 werkdagen vooruit)?
- ?Zijn er uitzonderingen voor feestdagen?
- ?Weegt de functie op tegen de meerkosten, of schuiven we dit naar fase 2?
B2B-kwalificatiecriteria: exacte drempelwaarden
Richting is helder: contract, factuurvoorwaarden of prijsafspraak maakt iemand B2B. Ook kleine zelfstandigen worden als B2B behandeld. Nog nodig van Brinks voor het aanvraagformulier en de automatische klantgroep-toewijzing:
- ?Welke vragen staan in het B2B-aanvraagformulier (type onderneming, verwacht verbruik, etc.)?
- ?Op basis van welke antwoorden wordt een klant in welke klantgroep geplaatst (koffie, bijproducten, apparatuur)?
- ?Wie keurt nieuwe B2B-aanvragen goed en binnen welke termijn?
Data migratie: wat gaat er mee?
De huidige data zit in Exact Online en een bijbehorende webshop. Nog nodig van Brinks om de migratiescope en -inspanning definitief te bepalen:
- ?Producten: hoeveel actieve SKUs? Zijn productomschrijvingen, afbeeldingen en CO2-puntvelden exporteerbaar uit het huidige systeem?
- ?Klantaccounts: welke B2B-accounts moeten worden overgezet? Moet orderhistorie mee voor herbestelling?
- ?Prijslijsten: zijn de SparkLayer-staffels en klantgroepprijzen gedocumenteerd en exporteerbaar?
- ?SEO: zijn de huidige URL-structuren bekend? Redirects van oud naar nieuw voorkomen verlies van organisch verkeer.
- ?Blog en contentpagina's: hoeveel pagina's? Migratieprioriteit?
Features
Alle functionaliteit in scope, per thema gegroepeerd. B2B-items zijn gemarkeerd met via SparkLayer.
Thema & design
De rebranding van Brinks is afgerond. Eigen lettertypes, verpakkingsidentiteit en merkrichtlijnen zijn beschikbaar als input voor het digitale design. De visuele richting: rustig, clean, lifestyle en high-end. Niet druk, niet commercieel. De merkbeleving staat centraal.
Merknerzetting ("bam, dit zijn we"), directe routing naar B2C-winkel of B2B-traject, hero met brandanimatie. Mobile-first: 80–90% van het B2C-verkeer is mobiel.
Overzichtelijk, filterable, sticky quick-add knop tijdens scrollen. Productkaartje met duidelijke merkbeleving. Basis voor zowel B2C als gated B2B-catalogus.
Korte brouw-animatie op vlaggenschipproducten. Overige producten: clean foto + beschrijving. Upsell-blok. Backorder-melding met hersteldatum indien van toepassing.
Op basis van de drie uitgewerkte templates bepalen we samen of we meer pagina's uitwerken. Ze vormen de bouwstenen voor de rest van de site.
- ·Dawn theme als basis, aangepast met NF components en Brinks-huisstijl
- ·Eigen merklettertypen verwerkt in de styleguide
Account & winkelwagen
- ·Registratie / Login
- ·Cart Drawer + free-shipping progressie
- ·Mijn account (B2C) via SparkLayer B2B
- ·Notitie bij bestelling (order note)
- ·Sticky quick-add knop tijdens scrollen (mobile-first, 80-90% van B2C-verkeer is mobiel)
- ·Zelf bestelling wijzigen/annuleren binnen een beperkt tijdvenster na plaatsing
Catalogus & product
- ·Categorie- & productoverzicht
- ·Varianten (max 100)
- ·Filters & slimme zoek
- ·Product-single met upsell
- ·Voorraadbeheer
- ·BTW in/excl weergave
Content & SEO
- ·Blog
- ·FAQ
- ·Content pagina's
- ·Contactformulier
- ·Dynamische content
- ·SEO featured snippets
- ·Meertaligheid (Shopify Native)
- ·Metafields
- ·Korte brouw-animatie/video op vlaggenschipproducten, overige catalogus blijft foto + beschrijving (concept akkoord, productie nog niet ingepland)
B2B & wholesale via SparkLayer
- ·Afgeschermde prijsomgeving (gated pricing)
- ·Staffels (volume discount) als percentage, per klantgroep én artikelgroep
- ·Productzichtbaarheid per klantgroep, afgeschermd voor B2C en overige groepen
- ·Offerte aanvragen (quote requests)
- ·B2B-bundles
- ·B2B-winkelmandje + herhaalaankopen
- ·Meerdere afleveradressen per account (zelfbeheer in My Account)
- ·Standaard factuuradres per klant instelbaar
- ·B2B-aanvraagformulier + approval-flow
- ·Company users: teams binnen B2B-account met rollen (standaard of beperkt met goedkeuring)
- ·Betaalmethode per klant configureerbaar
SparkLayer platformcontext
SparkLayer levert de B2B-laag bovenop Shopify: integratie met het backendsysteem, productzichtbaarheid, prijslijsten per klantgroep, company users, gewenste bezorgdatum en een sales agent-systeem. Hieronder de kernfuncties die voor Brinks het verschil maken ten opzichte van maatwerk in Magento.
Het backendsysteem koppelt aan zowel Shopify als SparkLayer, direct of via middleware. B2B-specifieke data loopt naar SparkLayer, operationele data naar Shopify. SparkLayer activeert vervolgens de B2B-portal bovenop de bestaande storefront.
Dataflow tussen backendsysteem, SparkLayer en Shopify. Bron: SparkLayer-documentatie.
- ·B2B-prijzen (prijslijsten)
- ·Productregels (pack sizing, minimumafname)
- ·Klantregels (betaaltermijnen, klantgroepen)
- ·Producten en varianten
- ·Klantrecords en orders
- ·Voorraad en fulfillment
SparkLayer leest Shopify-producten en -klanten en voegt B2B-widgets toe: gated pricing, My Cart, My Account en klantgroepregels. Orders landen in Shopify als draft of completed order.
SparkLayer bepaalt welke producten een bezoeker ziet op basis van klanttype en klantgroep. Drie niveaus, van eenvoudige tags tot variant-specifieke catalogi. Voor Brinks is vooral het derde niveau relevant: verschillende B2B-klanten zien een andere assortimentssamenstelling, zonder aparte stores.
Productzichtbaarheid instellen in het SparkLayer-dashboard: per scenario de juiste product- en klanttags of variant-metafields kiezen.
Verberg producten voor B2C-klanten. Product krijgt tag b2b-only, B2B-klant krijgt tag b2b.
Geschikt voor wholesale-assortiment dat particulieren niet mogen zien.
Verberg producten voor B2B-klanten. Product krijgt tag b2c-only.
Geschikt voor consumentenpakketten of promoties die niet in de zakelijke prijslijst horen.
Zichtbaarheid per variant en per B2B-klantgroep via variant-metafields (JSON). Per groep instelbaar of een variant zichtbaar is.
[{ "customer_group": "vip",
"display": true }]
Dit is de oplossing voor Brinks: horeca-klanten zien andere producten dan kantoor- of retailgroepen, op variantniveau.
Elke B2B-klantgroep krijgt een eigen prijslijst. SparkLayer koppelt die via Shopify-tags: de basisgroep b2b bepaalt de standaardregels, extra groepen (bijv. b2b-horeca) erven of overschrijven prijslijst, betaalmethodes en orderlimieten.
Prijslijst aanmaken: automatisch vanuit Shopify-prijs met percentagevariatie, of handmatig via CSV-upload per product.
Customer Groups-dashboard: basisgroep plus extra groepen, elk met eigen prijslijst, betaalmethodes en instellingen.
- ·Bron: Shopify-prijs (of andere feed)
- ·Percentagevariatie: verhogen of verlagen per prijslijst
- ·BTW-omrekening: bruto naar netto (SparkLayer toont prijzen excl. BTW)
- ·Specifieke prijs per product via CSV-upload
- ·Combineerbaar met automatische pricing per prijslijst
- ·Valuta en handle zijn na aanmaak niet meer wijzigbaar
B2B-klanten kunnen zelf teams aanmaken binnen hun account. Meerdere medewerkers van hetzelfde bedrijf delen orderhistorie, shopping lists en adressen, maar niet het winkelmandje. Relevant voor Brinks: een horeca-eigenaar beheert het account, terwijl barista's of facility managers zelf bestellen.
- ✓Orderhistorie: alle orders van het bedrijf inzien en herbestellen
- ✓Shopping lists: gedeeld aanmaken en beheren
- ✓Adresboek: alle afleveradressen van het bedrijf
- ·Winkelmandje: per gebruiker, niet gedeeld
- ·Hoofdgebruiker nodigt collega's uit via My Account
- ·Nieuwe gebruikers ontvangen Shopify-activatiemail
- ·Hoofdgebruiker kan gebruikers verwijderen
- ·Handmatig koppelen via metafield
sparklayer.parent_customer_id
Bestellen en volledige accountactiviteit. Ziet de prijzen van het hoofdaccount. Orders worden op naam van het bedrijf geplaatst.
Producten toevoegen aan een order, maar niet zelf afrekenen. Order gaat naar de hoofdgebruiker ter goedkeuring (status "requires approval", ordernummer met #p-prefix).
Hoofdgebruiker kan order afronden of annuleren. Beide partijen ontvangen e-mailnotificaties bij indiening en goedkeuring.
Volledige documentatie: docs.sparklayer.io/company-users
SparkLayer laat verkopers bestellen namens een B2B-klant (order masquerading). De agent zoekt een klant op, schakelt over naar diens account en ziet de prijzen en betaalmethodes die voor die klant gelden. Handig voor telefonische orders, bezoeken op locatie en offertetrajecten.
- ·Klant zoeken en selecteren (bedrijfsnaam, postcode, accounting ID)
- ·Bestelling plaatsen met de prijzen van de geselecteerde klant
- ·Adressen, shopping lists en company users beheren
- ·Herbestellen vanuit orderhistorie
- ·Alles van Sales agent, plus:
- ·Prijzen inline aanpassen op orderregelniveau
- ·Custom items en aangepaste verzendkosten toevoegen
- ·Nieuwe B2B-klanten aanmaken vanuit de storefront
Agent-orders komen binnen als Shopify draft order. Bij Pay Online ontvangt de klant een betaallink; bij factuur of op rekening blijft de order in draft tot handmatige actie.
Beperk welke klanten een agent mag zien, bijv. per regio of segment. Via Shopify-klantmetafield sparklayer.sales_agent_groups.
Inbegrepen op Starter, Growth, Pro en Enterprise. Op elk plan ook als add-on: $39 per agent per maand.
Volledige documentatie: docs.sparklayer.io/sales-agent-ordering
Via custom checkout fields in My Cart kan de B2B-klant een gewenste bezorgdatum kiezen tijdens checkout. Het veld verschijnt op de verzendstap, vóór de adreskeuze. Configuratie gebeurt in de SparkLayer Core Script, geen aparte app nodig.
- ·Date picker op de verzendstap van My Cart
- ·Waarde wordt opgeslagen als custom attribute op de order
- ·In Shopify zichtbaar onder Order notes → Additional details
- ·Door te sturen naar pakbon, e-mailnotificaties en Shopify Flow
- ·Verplicht of optioneel veld
- ·Minimale leadtime (bijv. minstens 1 dag vooruit)
- ·Weekenden en feestdagen uitsluiten via
onChange-validatie - ·Cut-off op tijdstip (bijv. na 12:00 uur geldt morgen niet meer)
checkoutCustomElements: [{
name: 'delivery-date',
translations: {
nl: {
title: 'Gewenste bezorgdatum',
detail: 'Kies een beschikbare bezorgdag'
}
},
attributes: {
required: true,
type: 'date',
min: /* minstens 1 dag vooruit */
}
}]
Volledige documentatie: docs.sparklayer.io/cart-and-checkout (custom checkout fields, date picker)
Marketing & leadgen
Naast e-mailflows (Klaviyo) krijgt Brinks landingspagina's die bezoekers omzetten in leads. Elk formulier maakt direct een lead aan in Attio, met bronvermelding, zie CRM marketing.
Apparatuur, training, installatie en private label als leadgenerator. Apparatuur verkoopt Brinks niet via de webshop, offerte en contract lopen buiten de winkel. Het offerteformulier maakt direct een lead aan in Attio, pipelinefase "Nieuwe lead".
Eén herbruikbaar template voor Google/Meta-campagnes per doelgroep of productcategorie (bv. horeca, kantoor, private label). Minimale navigatie, één call-to-action. UTM-parameters gaan via verborgen velden mee naar Attio voor campagne-attributie.
- ·Back-in-stock (Klaviyo)
- ·Leadgen-formulieren: naam, e-mail, bedrijf, bericht, plus verborgen bron- en campagnevelden
- ·Nieuwsbrief-aanmelding: apart formulier, komt in een Klaviyo-lijst terecht in plaats van in Attio
Integraties
- ·Exact Online: ordersync, klantdata, facturatie
- ·Sendcloud: verzending en track & trace
- ·Mollie: iDEAL, SEPA-incasso, factuurbetalingen
- ·Gorgias: klantenservice-inbox, Shopify-koppeling, sitechat
- ·ActiveCampaign-migratie naar Klaviyo (CRM marketing)
Betaalmethodes & incasso
- ·Betaalmethode zichtbaarheid per klantgroep via SparkLayer
- ·Pay Online (iDEAL + Mollie SEPA), Payment on Account, Payment by Invoice, Request for Quote
- ·Eigen incasso (machtigingsformulier): "Payment on Account" in SparkLayer My Cart, geen betaalactie bij checkout, Brinks incasseert via Exact Online
- ·Mollie SEPA: "Pay Online" in SparkLayer My Cart, digitale autorisatie in checkout, Mollie int het bedrag
- ·Wisselen van incassotype: klant naar andere klantgroep verplaatsen in SparkLayer-dashboard (adminhandeling)
- ·iDEAL-vangnet via kredietlimiet: bij overschrijding schakelt SparkLayer "Payment on Account" automatisch uit, klant moet dan Pay Online gebruiken. Vertrouwde factuurklanten krijgen een eigen, hogere limiet als uitzondering
Bezorgkalender via SparkLayer
Gewenste bezorgdatum als custom checkout field in My Cart. Zie SparkLayer-platformcontext voor technische uitwerking.
- ·Date picker op verzendstap via SparkLayer Core Script (
checkoutCustomElements) - ·Gekozen datum opgeslagen als order attribute, zichtbaar in Shopify Order notes en op pakbon
- ·Beschikbare dagen, minimale leadtime en feestdagen instelbaar in Core Script
Documentatie: docs.sparklayer.io/cart-and-checkout
Fulfillment & operatie
- ·Backorder-melding met verwachte hersteldatum op de productpagina
- ·Automatisch printen van pakbon en factuur bij orderplaatsing (direct of als geplande batch)
- ·Zelf bestelling wijzigen/annuleren binnen een tijdvenster, admin kan altijd wijzigen
Klantenservice via Gorgias
- ·Gecombineerde inbox: e-mail, WhatsApp, sitechat en contactformulier
- ·Volledige Shopify-order- en klantdata zichtbaar bij elk ticket
- ·Koppeling met Klaviyo voor klantcontext in supportflows
Duurzaamheid & loyalty Apart begroot · €2.000
Newfive bouwde dit systeem eerder voor Wonderbeans en zet het nu in als uitbreiding voor Brinks Coffee. Brinks was enthousiast in de discovery. Het systeem werkt voor zowel B2C als B2B-klanten en versterkt de merkbeleving rond duurzaamheid.
- ·Bij elke bestelling worden CO2-punten ("Wonders") berekend op basis van afgenomen kilo's per product
- ·2% op koffie, 1% op bijproducten
- ·Na elke order automatisch berekend en weggeschreven op het klantenaccount in Shopify
- ·Klanten zien saldo in Mijn Account en kunnen punten uitkeren aan een goed doel naar keuze
- ·Brinks kiest lokale goede doelen als opties; klanten stemmen op welk project de punten ontvangen
- ·Concept akkoord in discovery. Functionele uitwerking (stemfrequentie, drempels, zichtbaarheid) volgt nog
- ·Actief voor zowel B2C als B2B
Abonnementen & herhaalaankopen Route te bepalen
- ·Route A (fase 1, bevestigd): handmatige herhaalaankopen B2B via SparkLayer, gestimuleerd met Klaviyo-herinneringen
- ·Route B2 (fase 2, ERP-gedreven): Shopify Orders API met B2B-tag + SparkLayer metafield. Order staat in Shopify én SparkLayer. Aparte ERP-koppeling buiten huidige buffer.
- ·Route B3 (fase 2): geautomatiseerde B2B-abonnementsmodule met SparkLayer-koppeling naar iDEAL en apart portaal. Geschat €5.000, zie Investering
- ·Route B1: SparkLayer Purchasing API (Pro/Enterprise plan vereist). Order alleen in SparkLayer My Account, niet in Shopify.
- ·Route D (fase 2, eerst testen): Shopify Subscriptions app voor B2C, geen maandkosten. Valideert vraag voordat in Firmhouse geïnvesteerd wordt.
- ·Route C: Firmhouse voor B2C-abonnementen (particulieren). Klantportaal, skip/pause, Shopify-integratie. Circa €400/maand, alleen zinvol bij voldoende gevalideerd volume.
B2B/B2C-splitsing Advies gegeven, sign-off open
- ·Zachte splitsing, geen twee webshops: één store met B2B via SparkLayer voor ingelogde klanten, B2C voor alle andere bezoekers, en een vaste "zakelijk"-ingang in de navigatie
- ·Gedeelde productcatalogus in één store, beheerd vanuit één Shopify-admin. Newfive past dit al toe bij Takeaware
Investering
Eenmalige bouwkosten voor Shopify, loyalty, B2B-abonnementen (fase 2) en CRM marketing, plus maandelijkse platform- en marketingkosten.
Development – Shopify
Eenmalige bouwkosten voor design, theme, migratie en operatie-automatisering.
| Onderdeel | Omschrijving | Investering |
|---|---|---|
| Design | Design & styleguide op basis van Brinks-huisstijl | €2.500 |
| Theme development | Shopify-theme (Dawn + NF components) met SparkLayer B2B-laag, integraties en scope-features | €7.500 |
| Data & SEO migratie | Producten, klantaccounts, redirects en content van huidige webshop naar Shopify | €2.500 |
| Automatiseringen | Automatisch printen van pakbon en factuur bij orderplaatsing, slimmigheden rond boekhouding en Exact Online-koppeling | €3.000–5.000 |
| Gorgias | Inrichting klantenservice-inbox: Shopify-koppeling, e-mail/WhatsApp/sitechat, orderhistorie bij tickets, Klaviyo-integratie | €1.000 |
| Totaal development | excl. BTW · loyalty & B2B-abonnementen apart | €16.500–18.500 |
Loyalty
Puntensysteem met projecten. Apart begroot, los van het Shopify development-traject.
| Onderdeel | Omschrijving | Investering |
|---|---|---|
| Instellen & onboarden | Puntensysteem met projecten, klantweergave in Mijn Account en onboarding voor het Brinks-team | €2.000 |
| Totaal loyalty | excl. BTW | €2.000 |
B2B-abonnementen
Geautomatiseerde B2B-abonnementsmodule voor klanten met een vast leverschema. Fase 2, apart begroot. Alleen bouwen bij bewezen vraag.
| Onderdeel | Omschrijving | Investering |
|---|---|---|
| B2B subscription module | Geautomatiseerd B2B-abonnement met SparkLayer-koppeling naar iDEAL (Mollie), apart klantportaal voor schema beheren, pauzeren en wijzigen | €5.000 |
| Totaal B2B-abonnementen | excl. BTW · fase 2 | €5.000 |
CRM marketing
Eenmalige setup van Attio en Klaviyo door Mark en Luke (Newfive marketing-automation). Parallel aan of na het Shopify-traject. Zie ook CRM marketing voor de volledige functionele scope.
Attio
| Onderdeel | Omschrijving | Investering |
|---|---|---|
| Inrichting dealstructuur & salessysteem | Pipeline-stadia, gebruikers, rechten, leadform-koppelingen en rapportagedashboard voor sales/accountmanagement | — |
| Koppeling shop ↔ Klaviyo | Shopify-order- en klantdata naar Klaviyo, signaaluitwisseling met Attio voor sales-opvolging | — |
| Totaal Attio | excl. BTW | €2.500 |
Klaviyo
B2C en B2B krijgen elk een eigen set automations. Triggers overlappen soms (welcome, win-back), maar elke flow wordt apart opgezet met andere segmentatie, timing en copy.
| Onderdeel | Omschrijving | Investering |
|---|---|---|
| Setup Klaviyo basis | Shopify-koppeling, segmenten, server-side tracking (Elevar) en warmup | — |
| B2C-flows | Aparte B2C-automations: abandoned cart, welcome, replenishment, win-back, enz. Elke flow apart opgezet voor consumenten | — |
| B2B-flows | Aparte B2B-automations: herbestelherinnering, contractverlenging, no-order-signaal, enz. Andere aanpak, segmentatie en copy dan B2C | — |
| E-maildesign & newsletter template | Branded templates voor flows en nieuwsbrief | — |
| Migratie ActiveCampaign | Profielen, lijsten en historische data van ActiveCampaign naar Klaviyo | — |
| Totaal Klaviyo | B2C- en B2B-automations apart · excl. BTW | €4.000 |
| Totaal CRM (eenmalig) | Attio + Klaviyo · excl. BTW | €6.500 |
Marketing landingpages
Doorlopend beheer van sales-landingspagina's en acquisitiecampagnes. Eerste maand intensiever (setup en livegang), daarna doorlopend optimalisatie en beheer.
| Onderdeel | Omschrijving | Investering |
|---|---|---|
| Landingpage setup & development | B2B-showcasepagina en herbruikbaar campagnetemplate (Google/Meta) met leadform-koppeling naar Attio | — |
| Ads voor acquisitie | Campagne-uitvoering en optimalisatie voor leadgeneratie | — |
| Meta ads setup | Meta Business-account, pixels, campagnestructuur en UTM-attributie | — |
| Eerste maand | Setup landingpages, ads en Meta, inclusief livegang | €2.000 |
| Doorlopend per maand | Optimalisatie, campagnebeheer en landingpage-onderhoud · excl. BTW · excl. advertentiebudget | €1.000 |
Het Shopify dev-traject duurt 8 weken tot livegang. Loyalty, B2B-abonnementen en CRM marketing kunnen parallel of na go-live worden ingericht.
Maandelijkse platformkosten
Vaste maandelijkse kosten per platform, naast de eenmalige bouwkosten. Het totaal is een range: de onderkant geldt bij lager volume en eenvoudigere plannen, de bovenkant bij groei in contacten, orders en B2B-features.
| Platform | Toelichting | per maand |
|---|---|---|
| Shopify Advanced | Advanced-plan, jaarlijks vooruitbetalen. B2B-functies, rapportage en lagere transactiekosten. | €299 |
| SparkLayer | Pro of Enterprise plan vereist voor API-toegang (orderautomatisering). Growth-plan volstaat bij alleen handmatige herhaalaankopen. | €400 |
| Klaviyo | Platformabonnement afhankelijk van contactaantal. Eenmalige setup €4.000, zie CRM marketing. | ±€100–300 |
| Gorgias | Klantenservice-inbox. Eenmalige inrichting €1.000, zie Development – Shopify. | €50 |
| Sendcloud | Essential of Growth plan op basis van zendingsvolume | ±€45–85 |
| Mollie | Geen maandelijks tarief. Transactiekosten per betaling (iDEAL, SEPA). | per transactie |
| Firmhouse Optioneel · fase 2 | B2C-abonnementen voor particulieren. Pas relevant na validatie via de gratis Shopify Subscriptions app. Niet meegenomen in totaal hieronder. | ±€99–400 |
| Totaal platform | Shopify + SparkLayer + Klaviyo + Gorgias + Sendcloud · excl. BTW · excl. Mollie-transactiekosten · excl. Firmhouse | €894–1.134/mo |
Doorlopende marketing (Newfive)
| Dienst | Toelichting | per maand |
|---|---|---|
| Marketing landingpages | Landingpages, ads en Meta-beheer · eerste maand €2.000 · excl. advertentiebudget | €1.000 |
Mollie heeft geen maandtarief: iDEAL en SEPA worden per transactie afgerekend. Shopify-tarief gebaseerd op Advanced met jaarlijkse vooruitbetaling (€299/mo). Klaviyo-platformkosten staan los van de eenmalige setup (€4.000). Attio heeft een eigen platformtarief, apart van de eenmalige setup (€2.500). Newfive SLA/TaaS is apart, zie Na oplevering.
CRM marketing: Klaviyo & Attio
E-mailmarketing, retentie en CRM voor sales. Uitgevoerd naast het Shopify-traject. Bedragen staan in Investering.
Klaviyo: e-mail & retentie
Automatiseringen
- ·Abandoned cart
- ·Welcome series
- ·Sunset
- ·Back in stock
- ·Post-purchase
- ·Browse abandonment
- ·Win-back
- ·Cross-sell / upsell
- ·Review request
- ·Birthday
- ·VIP / loyalty
- ·Replenishment reminder
- ·Contractverlengingsherinnering (B2B · ~1,5 jaar na eerste order, signaal naar CRM/verkoper)
- ·Intern no-order signaal B2B (alert als klant na verwacht herbestelmoment niet opnieuw besteld)
- ·Newsletter signup confirmation
Technische scope
- ·Email templates (branded)
- ·Server-side tracking via Elevar
- ·Back-in-stock code implementatie
- ·Segmenten opzetten
- ·Warmup (1 maand)
- ·Data migratie (profielen, lijsten)
- ·Koppeling Shopify
- ·Koppeling Gorgias (klantenservice-inbox)
- ·Koppeling Google Ads
- ·Koppeling Facebook
Scope: setup, B2C- en B2B-automations als aparte flows (eigen aanpak per klanttype), e-maildesign, migratie en newsletter template.
Attio: CRM voor sales
Het huidige CRM is minimaal: alleen naam en offerte, puur leadregistratie. Attio vervangt dit met een volwaardige sales-pipeline. Elke lead, van eerste website-formulier tot getekend contract, is zichtbaar in één overzicht.
Sales pipeline
- ·Nieuwe lead: binnenkomst via B2B-showcasepagina, campagnelandingspagina, contactformulier of SparkLayer-offerteaanvraag
- ·Gekwalificeerd: bedrijfsgegevens en contactpersoon compleet, voldoet aan de B2B-kwalificatiecriteria
- ·Offerte verstuurd: gekoppeld aan de status in SparkLayer's Quoting Engine
- ·Onderhandeling: prijsafspraak en staffelkorting-niveau worden bepaald
- ·Klant (gewonnen): klantgroep aangemaakt in SparkLayer, deal gesloten in Attio
- ·Inactief/verloren: geen reactie, of contractverlengingsherinnering leidt niet tot een nieuwe order
- ·Contractverlengingsherinnering (~1,5 jaar na eerste order) en het interne no-order-signaal komen uit Klaviyo binnen als taak bij de accountmanager
Technische scope
- ·Automatische LinkedIn-verrijking van nieuwe contacten (bedrijfsgrootte, functie, sector)
- ·Koppeling shop ↔ Klaviyo: order- en klantdata vanuit Shopify, signaaluitwisseling met Attio voor contractverlenging en no-order-alerts
- ·Koppeling leadgen-formulieren: elke inzending op de showcasepagina of een campagnelandingspagina maakt direct een lead aan, met bronvermelding
- ·Koppeling B2B-aanvraagformulier: een aanvraag verschijnt gelijktijdig als lead in Attio en als accountaanvraag in SparkLayer
- ·Data migratie vanuit het huidige minimale systeem (naam + offerte)
- ·Pipeline, gebruikers en rechten inrichten voor sales/accountmanagement
- ·Rapportagedashboard voor pipeline-overzicht en forecasting
Scope: dealstructuur, salessysteem, koppeling shop–Klaviyo en leadform-koppelingen.
Marketing landingpages
Sales-landingspagina's en acquisitiecampagnes. Eerste maand: setup landingpages, Meta ads en campagnelivegang. Daarna doorlopend optimalisatie en beheer.
Landingpage setup
B2B-showcasepagina en herbruikbaar campagnetemplate met leadform-koppeling naar Attio en UTM-attributie.
Ads voor acquisitie
Campagne-uitvoering en optimalisatie voor leadgeneratie via Google en Meta.
Meta ads setup
Meta Business-account, pixels, campagnestructuur en tracking. Advertentiebudget is exclusief.
Projectfases
Acht weken van discovery tot training en livegang.
Newfive brengt de huidige situatie in kaart, werkt de besproken punten uit met advies en maakt de scope definitief.
Newfive ontwerpt de styleguide, key page templates en componenten. Basis: Dawn + NF components.
Newfive installeert en configureert SparkLayer, koppelt de third-party apps en zet de data-verbindingen op.
Newfive bouwt het theme, configureert B2B, migreert content en implementeert alle features.
Newfive test alle flows (B2C + B2B), cross-browser en mobiel. Brinks Coffee voert de acceptatietest uit.
Newfive zet live, traint het team op de Shopify-admin en rondt documentatie en overdracht af.
Na oplevering
Hieronder twee veelgekozen opties. Meer mogelijkheden zijn er altijd. Vraag op wat past.
Team as a Service
- ·Min. 10 uur per maand
- ·Gegarandeerde resourceplanning
- ·Klaviyo campagnes
- ·Flow-optimalisatie
- ·KPI-werk en rapportage
Service Level Agreement Aanbevolen
- ·2 uur doorontwikkeling per maand
- ·1 werkdag responstijd
- ·Vanaf €400 per maand
- ·Bugfixes en kleine aanpassingen
- ·Platform updates en security patches